Ratgeber · Planung
Hochzeitsplaner in der Schweiz
Wir sind an rund dreissig Hochzeiten pro Jahr dabei, mit und ohne Planerin. Der Unterschied ist selten die Dekoration. Er zeigt sich daran, wer um 16 Uhr das Telefon in der Hand hat, wenn die Torte noch nicht da ist.
Auf dieser Seite steht, was die drei Modelle leisten, was sie kosten, wann ihr buchen solltet und wie ihr einen Ablaufplan baut, der hält. Dazu die acht Fragen, die erfahrene Anbieterinnen von improvisierten trennen.
Und eine Beobachtung, die uns niemand abnimmt: Wo niemand den Zeitplan hütet, wird am Ende beim Paarshooting gespart. Das ist der einzige Punkt, der sonst niemandem wehtut.
Kurz beantwortet
Sechs Fragen, sechs Sätze
- Hochzeitsplaner oder Wedding Planner?
- Dasselbe. Begleitung über die ganze Vorbereitungszeit, oft zwölf Monate und mehr.
- Wedding Day Planner oder Coordinator?
- Auch dasselbe. Betreuung am Hochzeitstag selbst, plus Vorbereitung in den Wochen davor.
- Was kostet das?
- Tageskoordination je nach Anbieterin etwa CHF 900 bis 3'000, Komplettplanung etwa CHF 4'000 bis 8'000. Als Richtwert nennen viele Planerinnen 10 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets.
- Wann buchen?
- Komplettplanung 12 bis 18 Monate vorher, Teilplanung 9 bis 12, reine Tageskoordination 4 bis 6.
- Geht es auch ohne?
- Bei kleinen Festen an einem Ort ja — wenn die Trauzeugen einen schriftlichen Ablaufplan bekommen.
- Was zählt für die Bilder?
- Dass jemand den Zeitplan hütet, der nicht auf den Bildern sein muss.
Modelle
Komplett, teilweise oder nur am Tag
Drei Modelle, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als darin, wie viel Arbeit bei euch bleibt.
| Modell | Was es umfasst | Wann es passt |
|---|---|---|
| Komplettplanung | Eine Planerin übernimmt Budget, Locationsuche, Dienstleisterauswahl, Designkonzept und den ganzen Ablauf. Sie ist über Monate eure erste Ansprechperson und nimmt euch mehrere hundert Stunden Recherche ab. | Bei grossen Festen, bei einer Destination Wedding, bei mehrtägigen Feiern und wenn ihr beruflich stark eingebunden seid. |
| Teilplanung | Ihr organisiert selbst und holt punktuell Profihilfe: für die Locationsuche, für das Designkonzept oder für die Dienstleisterauswahl. | Die häufigste Form, wenn das Budget begrenzt ist, ihr aber an einzelnen Stellen nicht weiterkommt. |
| Tageskoordination | Die Planung macht ihr, die Umsetzung am Tag übernimmt eine Fachperson. Sie erstellt vorher mit euch ein Drehbuch, brieft die Dienstleister und steuert den Tag im Hintergrund. | Das Modell mit dem besten Verhältnis von Kosten zu Wirkung — und das, was wir aus fotografischer Sicht am häufigsten empfehlen. |
Kosten
Was ein Hochzeitsplaner in der Schweiz kostet
Das ist die Frage, mit der die meisten auf diese Seite kommen. Es gibt drei gängige Abrechnungsmodelle: eine Pauschale pro Paket, ein Stundenansatz oder ein Prozentsatz des Hochzeitsbudgets.
Die Spannen unterscheiden sich zwischen Anbieterinnen deutlich. Vergleichen lässt sich nur mit einer schriftlichen Leistungsübersicht — und dort liegen die Unterschiede fast immer bei denselben drei Posten: Ablaufplan, Reisezeit, Abbau der Dekoration.
| Leistung | Richtwert | Was dahintersteckt |
|---|---|---|
| Tageskoordination | CHF 900 – 3'000 | Inklusive Vorbesprechungen und Drehbuch. Assistenz vor Ort wird oft separat verrechnet. Die untere Grenze ist belegt: CinCin Hochzeiten nennt ab CHF 900 für bis zu sieben Stunden. |
| Teilplanung | einige tausend Franken | Stark abhängig vom Umfang. Eine Bandbreite anzugeben wäre hier geraten — wir lassen es. |
| Komplettplanung | CHF 4'000 – 8'000 | Nach oben offen. Dahinter stecken gut und gern 60 bis 70 Arbeitsstunden. |
| Beratung stundenweise | nach Offerte | Beide Planerinnen, die wir empfehlen, bieten eine zweistündige Beratung an, wenn ihr nur an einzelnen Punkten Klarheit braucht. Die Preise stehen in ihrer Offerte und unterscheiden sich; wir nennen hier keine Zahl, die wir nicht belegen können. |
| Prozentmodell | 10 – 15 % | Verbreitet sind 10 bis 15 Prozent des Gesamtbudgets. Bei CHF 30'000 Hochzeitsbudget sind das rund CHF 3'000 bis 4'500. |
Fragt bei jedem Angebot dasselbe: Ist das Erstellen des Ablaufplans enthalten? Werden Reisezeiten separat verrechnet? Ist der Abbau der Dekoration dabei? Drei Fragen, und die Offerten werden vergleichbar.
Was ein Hochzeitsfotograf kostet, steht auf unserer Preisübersicht und ausführlich im Ratgeber Was kostet ein Hochzeitsfotograf.
Am Hochzeitstag
Elf Dinge, die jemand machen muss
Das ist die Liste, die erklärt, wofür das Geld ausgegeben wird. Kein einziger Punkt davon ist spektakulär — und genau deshalb fällt er auf, wenn ihn niemand macht.
- Dienstleister empfangen, einweisen und auf den Zeitplan einnorden
- Den Ablauf mitverfolgen und still nachjustieren, wenn sich etwas verschiebt
- Ansprechperson für alle Gästefragen sein, damit sie nicht bei euch landen
- Musikeinsätze für Einzug und Auszug geben
- Aufbau der Dekoration prüfen, bevor die ersten Gäste eintreffen
- Gäste bei Ortswechseln lenken
- Notfallset bereithalten, vom Nähzeug bis zum Fleckenstift
- Geschenktisch ordnen und im Auge behalten
- Reden mit der Küche abstimmen, damit niemand in den Hauptgang spricht
- Wasser zum Paarshooting bringen, woran sonst nie jemand denkt
- Taxis für die Nacht organisieren
Für wen
Wann es sich lohnt und wann nicht
Lohnt sich
- Grosse Gästeliste mit entsprechender Logistik
- Mehrere Locations an einem Tag
- Destination Wedding im Ausland
- Viele beteiligte Dienstleister
- Wenig freie Zeit im Vorfeld
- Freie Trauung an einem Ort ohne Infrastruktur, wo Stühle, Tontechnik und Regenschutz organisiert werden müssen
Lohnt sich eher nicht
- Ihr organisiert gerne selbst und trefft jede Entscheidung mit Freude
- Feier im engsten Familienkreis
- Alles an einem Ort, keine Wechsel
- Das Budget ist eng und wird an anderer Stelle gebraucht
Dazwischen
- Ein Ort, aber viele Dienstleister: Tageskoordination reicht meist.
- Kleines Fest an einem Ort ohne eigenes Personal: Auch dann lohnt Koordination.
- Ihr habt selbst geplant und wollt nur eine Kontrolle: Fragt nach einem Safety-Check.
Zeitpunkt
Wann ihr buchen solltet
- Komplettplanung · 12–18 Monate vorher
- Am besten direkt nach der Verlobung. Dann profitiert ihr vom Netzwerk der Planerin bei der Locationsuche — oft der schwierigste Schritt überhaupt.
- Teilplanung · 9–12 Monate vorher
- Früh genug, dass die Stellen, an denen ihr Hilfe braucht, noch offen sind.
- Tageskoordination · 4–6 Monate vorher
- Später wird es eng, weil das Drehbuch mit allen Dienstleistern abgestimmt werden muss.
Für Hochzeiten von Mai bis September gilt das eine Stufe früher. Gute Planerinnen nehmen in diesen Monaten pro Wochenende nur eine Hochzeit an.
Ablaufplan
In sieben Schritten zu einem Plan, der hält
- 1. Fixpunkte setzen
- Trauung und Dinner sind unverrückbar. Alles andere richtet sich danach.
- 2. Sonnenuntergang nachschauen
- Er entscheidet, wann das Paarshooting liegt, und verschiebt sich über das Jahr um mehrere Stunden.
- 3. Von hinten nach vorne rechnen
- Vom Dinner zurück zu Apéro, Gratulationen, Trauung und Getting Ready.
- 4. Puffer einbauen
- Fünfzehn Minuten Reserve pro Programmpunkt, dreissig Minuten für jeden Ortswechsel. Das klingt nach viel und ist genau richtig.
- 5. Gruppenfotos begrenzen
- Sechs bis acht Konstellationen, vorher festgelegt. Jede weitere kostet drei Minuten Wartezeit für alle.
- 6. Wege minimieren
- Jeder Ortswechsel kostet mehr Zeit als geplant, weil immer jemand fehlt.
- 7. Plan an alle verteilen
- Trauzeugen, Dienstleister, Eltern. Ein Plan, den nur ihr kennt, ist kein Plan.
Vorlage
Zeitplan für den Hochzeitstag
Dieser Ablauf funktioniert für eine Trauung am Nachmittag mit Dinner am Abend. Schiebt die Zeiten, aber behaltet die Abstände.
| Zeit | Programmpunkt |
|---|---|
| 11.00 | Getting Ready, Details, Kleid und Ringe |
| 13.30 | First Look, 15 bis 20 Minuten nur zu zweit |
| 14.30 | Gäste treffen ein, Empfang |
| 15.00 | Trauung |
| 15.45 | Gratulationen und Apéro |
| 16.30 | Gruppenfotos, 6 bis 8 Konstellationen |
| 17.30 | Freie Zeit für die Gäste |
| 18.30 | Dinner, Reden und Beiträge |
| – 1 Std. | Eine Stunde vor Sonnenuntergang: Paarshooting, 15 Minuten |
| 21.30 | Torte, Eröffnungstanz, Party |
Varianten für Vormittags- und Abendtrauungen stehen im Guide zum Hochzeitsablauf. Die vollständige Checkliste von der Verlobung bis zur Hochzeitsreise steht im Guide zur Hochzeitsplanung.
Vor der Unterschrift
Acht Fragen, die ihr stellen solltet
Diese acht Fragen trennen erfahrene Anbieterinnen von improvisierten. Stellt sie vor der Unterschrift, nicht danach.
- Wie lange bist du am Hochzeitstag vor Ort?
- Gibt es eine Begrenzung der Kommunikationszeit im Vorfeld?
- Hast du ein eigenes Team, falls du krank wirst?
- Wie viele Hochzeiten betreust du am selben Wochenende?
- Ist das Erstellen des Ablaufplans im Preis enthalten?
- Werden Reisezeiten separat berechnet?
- Hilfst du auch beim Abbau der Dekoration?
- Hast du Erfahrung mit unserer Wunschlocation?
Bei Frage vier lohnt genaues Zuhören. Wer zwei Hochzeiten am selben Samstag betreut, ist bei eurer nur halb dabei.
Die Alternative
Planerin oder Trauzeugin
Oft wird die beste Freundin gebeten, am Hochzeitstag nach dem Rechten zu sehen. Bei überschaubaren Festen ist das eine gute Lösung.
Sobald aber acht Dienstleister koordiniert werden müssen, wird daraus echte Arbeit — und die Trauzeugin verpasst genau das Fest, für das sie eingeladen wurde.
- Ein Ort, wenige Dienstleister, überschaubare Gästezahl
- Trauzeugen genügen, wenn sie einen schriftlichen Ablaufplan bekommen.
- Ein Ort, mehrere Dienstleister
- Kombination aus Trauzeugen für die Emotionen und einer Fachperson für die Logistik.
- Mehrere Orte oder viele Gäste
- Fachperson, damit alle Eingeladenen auch Gäste bleiben dürfen.
Aus unserer Sicht
Was wir als Fotografen beobachten
Ohne Koordination verschiebt sich der Zeitplan fast immer nach hinten. Gespart wird am Ende beim Paarshooting, weil das der einzige Punkt ist, der niemandem sonst wehtut. Dann bleiben von der geplanten Viertelstunde im besten Licht noch fünf Minuten, und die Bilder, die ihr später am liebsten aufhängen würdet, entstehen unter Zeitdruck.
Ein zweiter Punkt fällt uns regelmässig auf: Wenn Brautleute den Tag selbst steuern, sind sie auf den Bildern mit dem Handy in der Hand oder im Gespräch mit Dienstleistern zu sehen. Diese Bilder wählt später niemand aus.
Wie ein entspanntes Paarshooting abläuft und was ihr dabei mit euren Händen macht, steht in den Posing-Tipps.
Empfehlungen
Zwei Planerinnen, mit denen wir gearbeitet haben
Zwei Adressen, mit denen wir gearbeitet haben. Beide stehen auch auf unserer Empfehlungsseite.
- Vanessa Sidler, My Memories
- Zug, schweizweit tätig — Spezialisiert auf multikulturelle Hochzeiten und auf Paare aus dem Ausland, die in der Schweiz feiern. Neben Komplett- und Teilplanung gibt es Tageskoordination, Locationsuche und einen Safety-Check, bei dem eure fertige Planung auf Lücken geprüft wird. Dieser Safety-Check ist die günstigste Absicherung für alle, die selbst organisiert haben und vor dem Tag noch ein Profiauge darüberlegen möchten. Zur Website
- Kim und Andrea, CinCin Hochzeiten
- Zürcher Oberland, im In- und Ausland — Die beiden arbeiten immer zu zweit, und das ist am Hochzeitstag ein echter Unterschied: Eine kann beim Aufbau bleiben, während die andere bei euch ist. Neben Komplett- und Teilplanung gibt es eine Tageskoordination ab CHF 900 für bis zu sieben Stunden sowie eine zweistündige Beratung für Paare, die selbst planen und nur Starthilfe brauchen. Zur Website
Alle geprüften Dienstleister von Floristik bis DJ stehen auf unserer Seite Empfehlungen. Rednerinnen und Redner für die freie Trauung stehen unter Trauredner.
Bilder
Planerinnen bei der Arbeit
Alle Bilder auf dieser Seite sind an einer Hochzeit entstanden, die wir begleitet haben. Keines ist gestellt, und keines zeigt Namen oder Daten.
Fragen
Häufige Fragen zu Hochzeitsplanern
Was ist der Unterschied zwischen einem Hochzeitsplaner und einem Wedding Day Coordinator?
Ein Hochzeitsplaner begleitet euch über die ganze Vorbereitungszeit, oft zwölf Monate und länger, und übernimmt Budget, Locationsuche und Dienstleister. Ein Wedding Day Coordinator kommt später dazu und sorgt dafür, dass am Hochzeitstag selbst alles nach Plan läuft.
Was macht ein Wedding Day Coordinator am Hochzeitstag?
Er empfängt und brieft die Dienstleister, verfolgt den Zeitplan, gibt die Musikeinsätze, prüft die Dekoration, lenkt die Gäste bei Ortswechseln und löst Probleme, bevor das Paar davon erfährt.
Was kostet ein Hochzeitsplaner in der Schweiz?
Eine Tageskoordination liegt je nach Anbieterin bei etwa CHF 900 bis 3'000, eine Komplettplanung bei etwa CHF 4'000 bis 8'000 und nach oben offen. Für eine stundenweise Beratung nennen wir hier bewusst keine Zahl — die Angebote unterscheiden sich zu stark. Verbindlich ist immer die schriftliche Offerte.
Wie viel Prozent des Budgets kostet ein Hochzeitsplaner?
Als Richtwert nennen viele Planerinnen 10 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets. Bei einem Budget von CHF 30'000 sind das rund CHF 3'000 bis 4'500.
Lohnt sich ein Hochzeitsplaner für eine kleine Hochzeit?
Eine Komplettplanung meist nicht. Eine Tageskoordination kann sich aber auch bei dreissig Gästen lohnen, vor allem wenn die Feier an einem Ort ohne eigenes Personal stattfindet oder wenn ihr euch um gar nichts kümmern möchtet.
Braucht man für eine freie Trauung einen Hochzeitsplaner?
Nötig ist er nicht, hilfreich oft schon. Freie Trauungen finden häufig an Orten ohne Infrastruktur statt, wo Stühle, Tontechnik, Blumenbogen und ein Regenschutz organisiert und rechtzeitig aufgebaut werden müssen.
Wie erstellt man einen Ablaufplan für die Hochzeit?
Setzt zuerst die Fixpunkte Trauung und Dinner, schaut den Sonnenuntergang nach und rechnet von hinten nach vorne. Plant fünfzehn Minuten Puffer pro Programmpunkt und dreissig Minuten pro Ortswechsel ein, begrenzt die Gruppenfotos auf sechs bis acht Konstellationen und verteilt den fertigen Plan an alle Beteiligten.
Hochzeitsplaner oder Trauzeugin — was ist besser?
Bei kleinen Festen an einem Ort genügen gut instruierte Trauzeugen. Sobald viele Dienstleister koordiniert werden müssen, wird daraus echte Arbeit, und die Trauzeugin verpasst das Fest. Dann ist eine Fachperson die bessere Wahl.
Wann sollte man einen Hochzeitsplaner buchen?
Für eine Komplettplanung 12 bis 18 Monate vor der Hochzeit, für eine Teilplanung 9 bis 12 Monate und für eine reine Tageskoordination 4 bis 6 Monate vorher. Für Termine von Mai bis September jeweils eine Stufe früher.
Die Preisspannen sind Erfahrungswerte aus dem Schweizer Markt und keine Offerten. Preise Dritter ändern sich — verbindlich ist immer die schriftliche Offerte der jeweiligen Anbieterin.
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