Hochzeitsplaner und Wedding Day Planner in der Schweiz
Als Fotografen sind wir an rund dreissig Hochzeiten pro Jahr dabei, mit und ohne Planerin. Der Unterschied ist selten die Dekoration. Er zeigt sich daran, wer um 16 Uhr das Telefon in der Hand hat, wenn die Torte noch nicht da ist. Sind es die Brautleute, geht dieser Nachmittag als Stress in Erinnerung. Ist es jemand anderes, merkt das Paar nicht einmal, dass es ein Problem gab.
Auf dieser Seite steht, was die verschiedenen Modelle leisten, was sie in der Schweiz kosten, wann ihr buchen solltet und wie ihr einen Ablaufplan baut, der hält.
Das Wichtigste in Kürze
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Hochzeitsplaner und Wedding Planner meinen dasselbe: Begleitung über die ganze Vorbereitungszeit, oft zwölf Monate und mehr.
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Wedding Day Planner und Wedding Day Coordinator meinen ebenfalls dasselbe: Betreuung am Hochzeitstag selbst, plus Vorbereitung in den Wochen davor.
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Kosten: Tageskoordination je nach Anbieter etwa CHF 1'500 bis 3'000, Komplettplanung etwa CHF 4'000 bis 8'000. Als Richtwert nennen viele Planerinnen 10 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets.
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Buchungszeitpunkt: Komplettplanung 12 bis 18 Monate vorher, Tageskoordination 4 bis 6 Monate vorher.
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Alternative: Bei kleinen Festen an einem Ort reichen gut instruierte Trauzeugen.
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Für die Fotos zählt vor allem eines: dass jemand den Zeitplan hütet, der nicht auf den Bildern sein muss.
Die drei Modelle: Komplettplanung, Teilplanung, Tageskoordination
Komplettplanung. Eine Planerin übernimmt Budget, Locationsuche, Dienstleisterauswahl, Designkonzept und den ganzen Ablauf. Sie ist über Monate eure erste Ansprechperson und nimmt euch mehrere hundert Stunden Recherche ab. Sinnvoll bei grossen Festen, bei einer Destination Wedding, bei mehrtägigen Feiern und wenn ihr beruflich stark eingebunden seid.
Teilplanung. Ihr organisiert selbst, holt aber punktuell Profihilfe: für die Locationsuche, für das Designkonzept oder für die Dienstleisterauswahl. Das ist die häufigste Form, wenn das Budget begrenzt ist, ihr aber an einzelnen Stellen nicht weiterkommt.
Tageskoordination. Die Planung machen ihr, die Umsetzung am Tag übernimmt eine Fachperson. Sie erstellt vorher mit euch ein Drehbuch, briefe die Dienstleister und steuert den Tag im Hintergrund. Das ist das Modell mit dem besten Verhältnis von Kosten zu Wirkung, und es ist das, was wir aus fotografischer Sicht am häufigsten empfehlen.
Was ein Wedding Day Coordinator am Hochzeitstag übernimmt
Diese Liste sieht klein aus und ist der Grund, warum der Tag ruhig bleibt:
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Dienstleister empfangen, einweisen und auf den Zeitplan einnorden
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Den Ablauf mitverfolgen und still nachjustieren, wenn etwas verschiebt
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Ansprechperson für alle Gästefragen sein, damit sie nicht bei euch landen
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Musik-Einsätze für Einzug und Auszug geben
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Aufbau der Dekoration prüfen, bevor die ersten Gäste eintreffen
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Gäste bei Ortswechseln lenken
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Notfallset bereithalten, vom Nähzeug bis zum Fleckenstift
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Geschenktisch ordnen und im Auge behalten
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Reden mit der Küche abstimmen, damit niemand in den Hauptgang spricht
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Wasser zum Paarshooting bringen, woran sonst nie jemand denkt
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Taxis für die Nacht organisieren
Für wen sich ein Planer lohnt und für wen nicht
Lohnt sich:
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Grosse Gästeliste mit entsprechender Logistik
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Mehrere Locations an einem Tag
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Destination Wedding im Ausland
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Viele beteiligte Dienstleister
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Wenig freie Zeit im Vorfeld
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Freie Trauung an einem Ort ohne Infrastruktur, wo Stühle, Tontechnik und Regenschutz organisiert werden müssen
Lohnt sich eher nicht:
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Ihr organisiert gerne selbst und trefft jede Entscheidung mit Freude
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Feier im engsten Familienkreis
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Alles an einem Ort, keine Wechsel
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Das Budget ist eng und wird an anderer Stelle gebraucht
Was ein Hochzeitsplaner in der Schweiz kostet
Es gibt drei gängige Abrechnungsmodelle: Pauschale pro Paket, Stundenansatz oder ein Prozentsatz des Hochzeitsbudgets.
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Tageskoordination: je nach Anbieter etwa CHF 1'500 bis 3'000, inklusive Vorbesprechungen und Drehbuch. Assistenz vor Ort wird oft separat verrechnet.
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Teilplanung: stark abhängig vom Umfang, meist im Bereich einiger tausend Franken.
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Komplettplanung: etwa CHF 4'000 bis 8'000, nach oben offen. Dahinter stecken gut und gern 60 bis 70 Arbeitsstunden.
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Beratung stundenweise: ab etwa CHF 500 für zwei Stunden, wenn ihr nur an einzelnen Punkten Klarheit braucht.
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Prozentmodell: verbreitet sind 10 bis 15 Prozent des Gesamtbudgets. Bei CHF 30'000 Hochzeitsbudget sind das rund CHF 3'000 bis 4'500.
Die Spannen unterscheiden sich zwischen Anbietern deutlich, und Vergleiche sind nur mit einer schriftlichen Leistungsübersicht sinnvoll. Fragt immer, ob Ablaufplan, Reisezeit und Abbau der Dekoration enthalten sind. Genau dort liegen die Unterschiede.
Wann ihr buchen solltet
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Komplettplanung: 12 bis 18 Monate vor der Hochzeit, am besten direkt nach der Verlobung. Dann profitiert ihr vom Netzwerk der Planerin bei der Locationsuche, was oft der schwierigste Schritt überhaupt ist.
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Teilplanung: 9 bis 12 Monate vorher.
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Tageskoordination: 4 bis 6 Monate vorher. Später wird es eng, weil das Drehbuch mit allen Dienstleistern abgestimmt werden muss.
Für Hochzeiten von Mai bis September gilt das eine Stufe früher, weil gute Planerinnen dann pro Wochenende nur eine Hochzeit annehmen.
Ablaufplan erstellen: die sieben Schritte
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Fixpunkte setzen. Trauung und Dinner sind unverrückbar, alles andere richtet sich danach.
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Sonnenuntergang nachschauen. Er entscheidet, wann das Paarshooting liegt, und verschiebt sich über das Jahr um mehrere Stunden.
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Von hinten nach vorne rechnen. Vom Dinner zurück zu Apéro, Gratulationen, Trauung und Getting Ready.
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Puffer einbauen. Rechnet 15 Minuten Reserve pro Programmpunkt und 30 Minuten für jeden Ortswechsel. Das klingt nach viel und ist genau richtig.
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Gruppenfotos begrenzen. Sechs bis acht Konstellationen, vorher festgelegt. Jede weitere kostet drei Minuten Wartezeit für alle.
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Wege minimieren. Jeder Ortswechsel kostet mehr Zeit als geplant, weil immer jemand fehlt.
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Plan an alle verteilen. Trauzeugen, Dienstleister, Eltern. Ein Plan, den nur ihr kennt, ist kein Plan.
Zeitplan-Vorlage für den Hochzeitstag
Dieser Ablauf funktioniert für eine Trauung am Nachmittag mit Dinner am Abend:
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11:00 Getting Ready, Details, Kleid und Ringe
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13:30 First Look, 15 bis 20 Minuten nur zu zweit
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14:30 Gäste treffen ein, Empfang
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15:00 Trauung
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15:45 Gratulationen und Apéro
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16:30 Gruppenfotos, 6 bis 8 Konstellationen
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17:30 Freie Zeit für die Gäste
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18:30 Dinner, Reden und Beiträge
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eine Stunde vor Sonnenuntergang Paarshooting, 15 Minuten
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21:30 Torte, Eröffnungstanz, Party
Den ausführlichen Zeitplan mit Varianten für Vormittags- und Abendtrauungen findet ihr in unserem Guide zum Hochzeitsablauf. Die vollständige Planungs-Checkliste von der Verlobung bis zur Hochzeitsreise steht in unserem Guide zur Hochzeitsplanung.
Acht Fragen vor der Unterschrift
Diese Fragen trennen erfahrene Anbieter von improvisierten:
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Wie lange bist du am Hochzeitstag vor Ort?
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Gibt es eine Begrenzung der Kommunikationszeit im Vorfeld?
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Hast du ein eigenes Team, falls du krank wirst?
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Wie viele Hochzeiten betreust du am selben Wochenende?
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Ist das Erstellen des Ablaufplans im Preis enthalten?
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Werden Reisezeiten separat berechnet?
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Hilfst du auch beim Abbau der Dekoration?
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Hast du Erfahrung mit unserer Wunsch-Location?
Bei Frage 4 lohnt genaues Zuhören. Wer zwei Hochzeiten am selben Samstag betreut, ist bei eurer nur halb dabei.
Planer oder Trauzeugin
Oft wird die beste Freundin gebeten, am Hochzeitstag nach dem Rechten zu sehen. Bei überschaubaren Festen ist das eine gute Lösung. Sobald aber acht Dienstleister koordiniert werden müssen, wird daraus echte Arbeit, und die Trauzeugin verpasst genau das Fest, für das sie eingeladen wurde. Als Faustregel:
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Ein Ort, wenige Dienstleister, überschaubare Gästezahl: Trauzeugen genügen, wenn sie einen schriftlichen Ablaufplan bekommen.
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Ein Ort, mehrere Dienstleister: Kombination aus Trauzeugen für die Emotionen und einer Fachperson für die Logistik.
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Mehrere Orte oder viele Gäste: Fachperson, damit alle Eingeladenen auch Gäste bleiben dürfen.
Was wir als Fotografen beobachten
Ohne Koordination verschiebt sich der Zeitplan fast immer nach hinten, und gespart wird am Ende beim Paarshooting, weil das der einzige Punkt ist, der niemandem sonst wehtut. Dann bleiben von den geplanten dreissig Minuten im besten Licht noch acht, und die Bilder, die ihr später am liebsten aufhängen würdet, entstehen unter Zeitdruck.
Ein zweiter Punkt fällt uns regelmässig auf: Wenn Brautleute den Tag selbst steuern, sind sie auf den Bildern mit dem Handy in der Hand oder im Gespräch mit Dienstleistern zu sehen. Diese Bilder wählt später niemand aus.
Planerinnen, die wir empfehlen
Vanessa Sidler, My Memories, Zug. Vanessa ist auf multikulturelle Hochzeiten spezialisiert und auf Paare aus dem Ausland, die in der Schweiz feiern. Neben Komplett- und Teilplanung bietet sie Tageskoordination, Locationsuche und einen Safety-Check an, bei dem sie eure fertige Planung auf Lücken prüft. Genau dieser Safety-Check ist die günstigste Absicherung für alle, die selbst organisiert haben und vor dem Tag noch einmal ein Profiauge darüber legen möchten. mymemories.ch
Kim und Andrea, CinCin Hochzeiten, Zürcher Oberland. Die beiden arbeiten immer zu zweit, und das ist am Hochzeitstag ein echter Unterschied: Eine kann beim Aufbau bleiben, während die andere bei euch ist. Neben Komplett- und Teilplanung gibt es eine Tageskoordination ab CHF 900 für bis zu sieben Stunden sowie eine zweistündige Beratung für Paare, die selbst planen und nur Starthilfe brauchen. cincinhochzeiten.ch
Alle geprüften Dienstleister von Floristik bis DJ findet ihr auf unserer Seite Empfehlungen.
Häufige Fragen zu Hochzeitsplanern
Was ist der Unterschied zwischen einem Hochzeitsplaner und einem Wedding Day Coordinator?
Ein Hochzeitsplaner begleitet euch über die ganze Vorbereitungszeit, oft zwölf Monate und länger, und übernimmt Budget, Locationsuche und Dienstleister. Ein Wedding Day Coordinator kommt später dazu und sorgt dafür, dass am Hochzeitstag selbst alles nach Plan läuft.
Was macht ein Wedding Day Coordinator am Hochzeitstag?
Er empfängt und briefet die Dienstleister, verfolgt den Zeitplan, gibt die Musikeinsätze, prüft die Dekoration, lenkt die Gäste bei Ortswechseln und löst Probleme, bevor das Paar davon erfährt.
Was kostet ein Hochzeitsplaner in der Schweiz?
Eine Tageskoordination liegt je nach Anbieter bei etwa CHF 900 bis 3'000, eine Komplettplanung bei etwa CHF 4'000 bis 8'000 und nach oben offen. Stundenweise Beratung gibt es ab rund CHF 250 für zwei Stunden. Verbindlich ist immer die schriftliche Offerte.
Wie viel Prozent des Budgets kostet ein Hochzeitsplaner?
Als Richtwert nennen viele Planerinnen 10 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets. Bei einem Budget von CHF 30'000 sind das rund CHF 3'000 bis 4'500.
Lohnt sich ein Hochzeitsplaner für eine kleine Hochzeit?
Eine Komplettplanung meist nicht. Eine Tageskoordination kann sich aber auch bei dreissig Gästen lohnen, vor allem wenn die Feier an einem Ort ohne eigenes Personal stattfindet oder wenn ihr euch um gar nichts kümmern möchtet.
Braucht man für eine freie Trauung einen Hochzeitsplaner?
Nötig ist er nicht, hilfreich oft schon. Freie Trauungen finden häufig an Orten ohne Infrastruktur statt, wo Stühle, Tontechnik, Blumenbogen und ein Regenschutz organisiert und rechtzeitig aufgebaut werden müssen.
Wie erstellt man einen Ablaufplan für die Hochzeit?
Setzt zuerst die Fixpunkte Trauung und Dinner, schaut den Sonnenuntergang nach und rechnet von hinten nach vorne. Plant 15 Minuten Puffer pro Programmpunkt und 30 Minuten pro Ortswechsel ein, begrenzt die Gruppenfotos auf sechs bis acht Konstellationen und verteilt den fertigen Plan an alle Beteiligten.
Hochzeitsplaner oder Trauzeugin: was ist besser?
Bei kleinen Festen an einem Ort genügen gut instruierte Trauzeugen. Sobald viele Dienstleister koordiniert werden müssen, wird daraus echte Arbeit und die Trauzeugin verpasst das Fest. Dann ist eine Fachperson die bessere Wahl.
Wann sollte man einen Hochzeitsplaner buchen?
Für eine Komplettplanung 12 bis 18 Monate vor der Hochzeit, für eine Teilplanung 9 bis 12 Monate und für eine reine Tageskoordination 4 bis 6 Monate vorher. Für Termine von Mai bis September jeweils eine Stufe früher.
Eure Planung, unsere Bilder
Wir begleiten Hochzeiten in Zug, Luzern, Zürich und im Aargau, mit Planerin oder ohne. Erzählt uns, wie ihr euren Tag plant, dann sagen wir euch, wo aus fotografischer Sicht Zeit fehlt.
Unsere geprüften Dienstleister findet ihr auf der Seite Empfehlungen, alle Leistungen und Preise auf der Übersicht zu Reportagen.